Thông báo quyền riêng tưPrivacy notice
Phiên bản: bản nháp 3, 23/10/2026. Áp dụng cho nhóm thử nghiệm kín là bạn bè và gia đình.Version: draft 3, 23 Oct 2026. Applies to the closed test group of friends and family.
1. Ai xử lý dữ liệu của anh/chị1. Who handles your data
Super Assistant là trợ lý AI (không phải con người) do nhóm phát triển vận hành. Bên kiểm soát dữ liệu: [người hoặc đơn vị vận hành - chờ xác nhận]. Liên hệ về dữ liệu cá nhân: [email / người phụ trách - chờ xác nhận]. Đây là bản thử nghiệm kín; việc tham gia hoàn toàn tự nguyện và anh/chị dừng lúc nào cũng được.Super Assistant is an AI assistant (not a person), run by the product team. Data controller: [operating person or entity - to be confirmed]. Data-protection contact: [email / person - to be confirmed]. This is a closed test; taking part is entirely voluntary and you can stop at any time.
2. Chúng tôi thu thập gì2. What we collect
- Thông tin anh/chị nhập: tên, email, các lựa chọn đồng ý và biên nhận.What you enter: name, email, your consent choices and receipt.
- Hộp thư đến và thư đã gửi của anh/chị (đọc qua IMAP bằng mật khẩu ứng dụng anh/chị tạo), và lịch của anh/chị (đọc qua liên kết iCal bí mật anh/chị dán vào, chỉ đọc): người gửi, người nhận, tiêu đề, nội dung và tệp đính kèm cần để tìm cam kết, hạn, hóa đơn. Chúng tôi nhập 30 ngày gần nhất rồi đồng bộ tiếp. Toàn văn email được giữ 30 ngày rồi xóa; sổ cam kết chỉ giữ trích dẫn ngắn làm bằng chứng. Khi chuẩn bị một khoản thanh toán, chúng tôi chỉ đọc lịch sử thanh toán trong tối đa 365 ngày trước đó, đọc tại thời điểm đó và không lưu lại.Your inbox and sent mail (read over IMAP with an app password you create) and your calendar (read through the secret iCal link you paste in, read-only): senders, recipients, subjects, bodies and attachments needed to find commitments, deadlines and bills. The last 30 days are imported, then kept in sync. The full text of emails is kept for 30 days, then deleted; the ledger keeps only a short quote as evidence. Only when preparing a payment do we read payment history up to 365 days back; it is read at that moment and not stored.
- Tin nhắn Discord và tin thoại anh/chị gửi riêng cho bot, kèm bản chuyển thành văn bản. Âm thanh tin thoại được xóa bên chúng tôi ngay sau khi chuyển xong; bản văn bản được giữ như tin nhắn chữ.Discord messages and voice notes you send the bot in a DM, with their transcripts. The voice audio is deleted on our side once it has been transcribed; the transcript is kept like chat text.
- Mật khẩu ứng dụng email và liên kết iCal: lưu mã hóa trong kho khóa, không ghi vào nhật ký.The email app password and the iCal link: stored encrypted in a vault and never written to logs.
- Nhật ký hành động của trợ lý (làm gì, khi nào, vì sao) và các báo lỗi anh/chị gửi.The assistant’s action log (what it did, when, why) and any problem reports you file.
3. Vì sao, và cơ sở xử lý3. Why, and on what basis
Để cung cấp các tính năng anh/chị yêu cầu: lập sổ cam kết, nhắc việc, đòi việc qua email, chuẩn bị thanh toán. Cơ sở là sự đồng ý của anh/chị, tách riêng từng mục, không tick sẵn, trên trang đồng ý (theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP). Chúng tôi không dùng dữ liệu của anh/chị cho quảng cáo và không bán dữ liệu.To provide the features you ask for: commitment ledger, reminders, chasing by email, payment preparation. The basis is your consent, separate for each purpose and never pre-ticked, on the consent page (under the Personal Data Protection Law 91/2025/QH15 and Decree 356/2025/ND-CP). We do not use your data for advertising and we do not sell it.
4. Dữ liệu nằm ở đâu4. Where your data lives
- Sổ cam kết, nhật ký và dữ liệu đã nhập được lưu và xử lý tại Việt Nam, trên GreenNode (VNG Cloud). Mỗi người dùng có kho dữ liệu tách biệt.Your ledger, log and imported data are stored and processed in Vietnam, on GreenNode (VNG Cloud). Each user has a separate data store.
- Mô hình AI chạy trên GreenNode [vùng máy chủ: TP. Hồ Chí Minh - chờ xác nhận]. Ngoại lệ duy nhất: tin thoại anh/chị gửi được chuyển qua kết nối https tới ElevenLabs ở Hoa Kỳ để chuyển thành chữ. Sau khi chuyển xong, chúng tôi xóa âm thanh; ElevenLabs áp dụng chính sách lưu trữ riêng của họ cho bản của họ [điều khoản lưu trữ của ElevenLabs - chờ xác nhận]. Chúng tôi không gửi nội dung email, lịch hay tin nhắn chữ của anh/chị cho nhà cung cấp mô hình hay giọng nói ở nước ngoài.The AI models run on GreenNode [server region: Ho Chi Minh City - to be confirmed]. The one exception: the voice notes you send are passed over https to ElevenLabs in the USA to be transcribed. Once transcribed, we delete the audio; ElevenLabs applies its own retention policy to its copy [ElevenLabs retention terms - to be confirmed]. We do not send your email, calendar or typed message content to any overseas model or speech provider.
- Cuộc gọi điện thay anh/chị (chỉ khi anh/chị chọn mục “Gọi điện thay tôi”): giọng nói do ElevenLabs và việc gọi do Twilio xử lý, cả hai ở Hoa Kỳ, nên âm thanh và nội dung cuộc gọi đi qua máy chủ của họ. Cuộc gọi luôn mở đầu bằng việc nói rõ là trợ lý AI và hỏi người nghe có đồng ý ghi âm không; nếu không có câu trả lời đồng ý rõ ràng, cuộc gọi kết thúc, cuộc gọi bên ElevenLabs bị xóa và chúng tôi chỉ giữ kết quả đồng ý. Khi có bản ghi chữ, chúng tôi xóa cuộc gọi (âm thanh và bản ghi) bên ElevenLabs; Twilio không ghi âm. Nếu anh/chị chọn dùng số của mình, số đó được Twilio xác minh và được mã hóa khi lưu. [Điều khoản lưu trữ và xử lý của ElevenLabs và Twilio - chờ xác nhận]Phone calls for you (only if you tick “Make phone calls for me”): the voice is handled by ElevenLabs and the call by Twilio, both in the USA, so call audio and content pass through their servers. Every call opens by saying it is an AI assistant and asks whether the call may be recorded; without a clear yes the call ends, the call is deleted at ElevenLabs and we keep only that answer. Once we have the transcript we delete the call (audio and transcript) at ElevenLabs; Twilio does not record. If you choose to use your own number, Twilio verifies it and it is stored encrypted. [ElevenLabs and Twilio retention and processing terms - to be confirmed]
- Trò chuyện trực tiếp trong kênh thoại Discord (chỉ khi anh/chị chọn mục “Trò chuyện trực tiếp trong kênh thoại Discord” và gõ /join): giọng nói trực tiếp của anh/chị được gửi tới ElevenLabs ở Hoa Kỳ để nghe và trả lời. Những gì trợ lý đọc lại cho anh/chị từ sổ việc trong phiên (tên người khác, số tiền, hạn) cũng đi qua ElevenLabs để được nói thành lời và nằm trong bản ghi bên họ cho tới khi bị xóa. Mỗi lần bắt đầu, trợ lý nói rõ cuộc trò chuyện được chuyển thành chữ và xử lý bởi ElevenLabs. Bot chỉ nghe người đã mời nó, không bao giờ nghe người khác trong kênh. Chúng tôi chỉ giữ bản ghi chữ, không lưu âm thanh ở đâu cả, và xóa cuộc trò chuyện bên ElevenLabs sau khi lấy bản ghi chữ. Bằng giọng nói anh/chị chỉ nhờ được việc; email, cuộc gọi hay thanh toán vẫn chờ anh/chị bấm duyệt trong Discord. [Điều khoản lưu trữ của ElevenLabs - chờ xác nhận]Live voice in a Discord voice channel (only if you tick “Live voice in a Discord voice channel” and run /join): your live voice is sent to ElevenLabs in the USA so the assistant can listen and answer. What the assistant reads back to you from your ledger during the session (other people’s names, amounts, due dates) also goes through ElevenLabs to be spoken, and sits in their transcript until it is deleted. Every session opens with a spoken notice that it is transcribed and processed by ElevenLabs. The bot hears only the person who invited it, never anyone else in the channel. We keep only the transcript, store no audio anywhere, and delete the conversation at ElevenLabs once we have the transcript. By voice you can only ask for things; emails, calls and payments still wait for your tap on Approve in Discord. [ElevenLabs retention terms - to be confirmed]
- Nhà cung cấp email và lịch của anh/chị (ví dụ Google) và Discord vẫn là bên thứ ba có hệ thống riêng; dữ liệu đi qua họ theo thông tin truy cập anh/chị đưa và điều khoản của họ. Tin nhắn trên Discord đi qua máy chủ của Discord ở nước ngoài.Your email and calendar provider (for example Google) and Discord remain third parties with their own systems; data passes through them under the access details you give and their terms. Messages on Discord pass through Discord’s servers abroad.
5. Thông tin của người khác5. Other people’s information
Email và lịch của anh/chị có thông tin của người khác (bạn bè, đồng nghiệp, nhà cung cấp). Chúng tôi chỉ trích xuất tên, thông tin liên hệ và nội dung cam kết cần thiết, không dùng để lập hồ sơ về họ, không dùng để huấn luyện mô hình, không chia sẻ ngoài anh/chị. Mọi email gửi tới người khác đều nêu rõ đó là trợ lý AI của anh/chị, nêu tên anh/chị, và có cách để họ từ chối hoặc yêu cầu xóa thông tin. Chúng tôi dự kiến tự động loại các chủ đề nhạy cảm (sức khỏe, nhân sự, pháp lý, sao kê ngân hàng) khỏi sổ cam kết [chờ triển khai], và lưu trích dẫn ngắn cùng liên kết nguồn thay vì toàn bộ nội dung. [Cơ sở pháp lý để xử lý thông tin của người khác chưa được luật sư xác nhận.]Your email and calendar contain other people’s information (friends, colleagues, vendors). We extract only the names, contact details and commitment text needed; we do not profile them, do not use the data to train models, and do not share it beyond you. Every email to someone else says it is your AI assistant, names you, and gives them a way to opt out or ask us to delete their details. We plan to exclude sensitive threads (health, HR, legal, bank statements) from the ledger by rule [not yet built], and to store a short quote and a source pointer instead of full bodies. [The legal basis for handling other people’s information is not yet confirmed by counsel.]
6. Mật khẩu ứng dụng và liên kết iCal6. App password and iCal link
Mật khẩu ứng dụng cho phép trợ lý đọc thư qua IMAP và gửi thư từ địa chỉ của anh/chị qua SMTP. Liên kết iCal bí mật cho phép đọc lịch, ai có liên kết đều xem được lịch đó. Cả hai được mã hóa trong kho khóa và không ghi vào nhật ký. Anh/chị thu hồi bằng cách xóa mật khẩu ứng dụng ở tài khoản email hoặc đặt lại liên kết iCal ở lịch, và ngắt kết nối trong trang quản lý. Chúng tôi không dùng đăng nhập Google và không sửa lịch của anh/chị.The app password lets the assistant read mail over IMAP and send mail from your address over SMTP. The secret iCal link lets it read your calendar; anyone holding the link can see that calendar. Both are stored encrypted in a vault and never written to logs. You revoke them by deleting the app password in your email account or resetting the iCal link in your calendar, and by disconnecting in the console. We do not use Google sign-in and never edit your calendar.
7. Dùng dữ liệu để cải thiện sản phẩm7. Using data to improve the product
Mặc định TẮT. Nếu anh/chị bật, phản hồi và số liệu sử dụng đã ẩn danh có thể được dùng để cải thiện sản phẩm. Nếu tắt, nhóm chỉ xem nội dung hành động khi anh/chị bấm “báo lỗi” cho chính hành động đó.OFF by default. If you turn it on, anonymised feedback and usage metrics may be used to improve the product. If off, the team looks at an action’s content only when you press “report a problem” on that action.
8. Lưu trong bao lâu8. How long we keep it
Toàn văn email: 30 ngày rồi xóa. Bộ nhớ đệm nhập từ email và lịch: [30] ngày. Lịch sử thanh toán (tối đa 365 ngày trước): chỉ đọc khi chuẩn bị thanh toán, không lưu. Bản ghi văn bản của tin thoại và sổ cam kết: [90] ngày kể từ khi tạo hoặc khi anh/chị yêu cầu xóa. Toàn bộ dữ liệu được xóa trong [30] ngày sau khi thử nghiệm kết thúc, trừ phần pháp luật yêu cầu giữ: biên nhận đồng ý được giữ trong thời gian thử nghiệm và [5 năm] sau đó để chứng minh sự đồng ý. Bản sao lưu bị xóa sau thời hạn trên cộng [35] ngày.Full email text: 30 days, then deleted. Email and calendar import cache: [30] days. Payment history (up to 365 days back): read only when preparing a payment, not stored. Voice-note transcripts (the audio itself is deleted right after transcription) and the commitment ledger: [90] days from creation or on your deletion request. All data is deleted within [30] days after the test ends, except what the law requires us to keep: consent receipts are kept for the length of the test plus [5 years] to prove consent. Backups are purged after the above plus [35] days.
9. Quyền của anh/chị9. Your rights
- Xem, sửa, hạn chế, phản đối, rút lại sự đồng ý từng mục bất cứ lúc nào, và ngắt kết nối Google. Chúng tôi phản hồi trong 2 ngày làm việc; rút đồng ý được xử lý trong tối đa 15 ngày.Access, correct, restrict, object, withdraw consent item by item at any time, and disconnect Google. We acknowledge within 2 working days; withdrawals are acted on within 15 days at most.
- Yêu cầu xóa dữ liệu của anh/chị: hoàn tất trong tối đa 20 ngày. Rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến việc xử lý đã thực hiện trước đó.Ask us to delete your data: completed within 20 days at most. Withdrawing does not undo processing already carried out.
- Khiếu nại: [kênh - chờ xác nhận].Complain: [channel - to be confirmed].
10. Bảo mật10. Security
Dữ liệu của mỗi người dùng được tách riêng; mật khẩu ứng dụng và liên kết iCal được mã hóa; trợ lý chỉ gửi thư từ địa chỉ anh/chị đã kết nối, theo mức tự động anh/chị chọn; mọi hành động đều ghi nhật ký. Đây là mô tả mục tiêu của bản thử nghiệm, không phải cam kết tuyệt đối.Each user’s data is kept separate; app passwords and iCal links are encrypted; the assistant sends mail only from the address you connected, at the autonomy level you chose; every action is logged. This describes the aims of the test, not an absolute guarantee.
11. Pháp luật áp dụng và các điểm còn mở11. Applicable law and open points
Chúng tôi hướng tới tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, Nghị định 356/2025/NĐ-CP và Luật Trí tuệ nhân tạo 134/2025/QH15 (trợ lý luôn nêu rõ mình là AI). Các điểm còn chờ luật sư xác nhận: bên kiểm soát dữ liệu, cơ sở xử lý thông tin của người khác, văn bản đồng ý, thời hạn lưu trữ, và việc chuyển tin nhắn qua Discord ở nước ngoài. Xem ghi chú nghiên cứu pháp lý nội bộ.We aim to comply with the Personal Data Protection Law 91/2025/QH15, Decree 356/2025/ND-CP and the AI Law 134/2025/QH15 (the assistant always says it is an AI). Points awaiting counsel: who the data controller is, the basis for handling other people’s information, the consent wording, retention periods, and messages passing through Discord abroad. See the internal legal research note.
12. Thay đổi12. Changes
Nếu nội dung đồng ý hoặc cách xử lý thay đổi đáng kể, chúng tôi sẽ báo và xin anh/chị đồng ý lại.If the consent wording or handling changes materially, we will tell you and ask for your consent again.